Hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm hành chính công

Trong nỗ lực tối ưu hóa trải nghiệm người dân khi đến làm thủ tục hành chính, các Trung tâm hành chính công ngày càng áp dụng các giải pháp hệ thống xếp hàng. Giải pháp này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng cường hiệu quả phục vụ, đồng thời mang lại sự tiện lợi và hài lòng cho khách hàng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm hành chính công và các thiết bị trong quy trình này.

Quy trình chung của hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công:

Bước 1: Đăng ký và lấy số thứ tự

• Người dân đến trung tâm hành chính công và tiến hành đăng ký thông tin cần làm thủ tục.
• Người dân sử dụng Kiosk cấp số thứ tự màn hình cảm ứng để lấy số thứ tự.
• Người dân chọn dịch vụ cần thực hiện và hệ thống sẽ cấp số thứ tự trong hàng chờ.

Bước 2: Người dân chờ gọi vào quầy phục vụ

• Hệ thống xếp hàng tự động sẽ tiếp nhận thông tin và sắp xếp thứ tự cho từng dịch vụ hoặc thủ tục hành chính.
• Người dân ngồi tại sảnh chờ chung đợi gọi vào quầy giao dịch.
• Thông tin số thứ tự được hiển thị trên các bảng hiển thị tại quầy hoặc màn hình LCD tại sảnh chờ chung giúp người dân biết khi nào đến lượt mình.

Bước 3: Thực hiện thủ tục hành chính

• Khi đến lượt, Nhân viên tại quầy sẽ thao tác trên phần mềm để gọi số thứ tự tiếp theo.
• Số thứ tự được gọi sẽ hiển thị lên màn hình trước quầy, màn hình hiển thị chung. Đồng thời phát âm thanh thông báo
• Người dân tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính của mình khi đến lượt.

Bước 4: Đánh giá và ghi nhận kết quả

• Sau khi hoàn thành thủ tục, người dân có thể được yêu cầu đánh giá quá trình phục vụ và chất lượng dịch vụ của trung tâm hành chính công.
• Các kết quả đánh giá sẽ được ghi nhận để cải thiện quy trình xếp hàng và dịch vụ trong tương lai.

Quy trình trên là quy trình chung và có thể thay đổi tùy theo từng trung tâm hành chính công cụ thể. Với hệ thống xếp hàng tự động, quy trình sẽ trở nên nhanh chóng hơn và giảm thiểu thời gian chờ đợi cho khách hàng.

Một số thiết bị trong hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm hành chính công

1. Kiosk cấp số thứ tự:

Kiosk cấp số thứ tự là thiết bị giúp người dân lấy số thứ tự một cách dễ dàng và tiện lợi.

Tại kiosk, người dùng sẽ chọn dịch vụ lĩnh vực cần thực hiện. Hệ thống sẽ cấp số thứ tự cho từng người dùng theo thứ tự đăng ký, tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng xếp hàng dài đợi.

Ngoài chức năng cấp phiếu số thứ tự, phân luồng dịch vụ, Kiosk có thể kết nối với loa, âm thanh, có thể làm máy chủ cài đặt phần mềm quản lý trung tâm.

2. Phần mềm gọi số thứ tự:

Phần mềm gọi số thứ tự với chức năng gọi số thứ tự khách hàng vào quầy giao dịch.

Phần mềm này giúp quá trình xếp hàng diễn ra một cách chính xác và nhanh chóng, giúp tối ưu hóa thời gian phục vụ.

Phần mềm được cài đặt trên máy tính nhân viên tại quầy. Giao tiếp với phần mềm quản lý chính thông qua mạng LAN

3. Bảng hiển thị số tại quầy:

Bảng hiển thị số tại quầy với chức năng hiển thị số thứ tự khách hàng đang được phục vụ.

Mỗi quầy dịch vụ sẽ được trang bị một bảng hiển thị số thứ tự tương ứng.

Khi đến lượt, số thứ tự của khách hàng sẽ được hiển thị. Giúp khách hàng biết được lúc nào mình được phục vụ.

4. Phần mềm hiển thị số lên TV LCD tại sảnh chờ chung:

Ngoài việc hiển thị số thứ tự tại quầy, hệ thống cũng có thể hiển thị số thứ tự trên màn hình LCD tại sảnh chờ chung.

Điều này giúp người dân có thể theo dõi trạng thái xếp hàng một cách tiện lợi và không cần phải ở gần quầy dịch vụ.

Họ có thể thực hiện các công việc khác trong lúc chờ đợi, tạo ra trải nghiệm tích cực và thoải mái.

5. Âm thanh đọc số thứ tự:

Âm thanh đọc số thứ tự là một tính năng cần thiết trong hệ thống xếp hàng tự động.

Bộ âm thanh đọc số sẽ giúp thông báo số thứ tự đang được phục vụ đến khách hàng.

6. Phần mềm quản lý hệ thống:

Phần mềm sẽ giúp quản lý toàn bộ quá trình hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động. Phần mềm này sẽ cho phép cấu hình về dịch vụ, nhân viên sử dụng, … . Đồng thời lưu trữ thông tin về số thứ tự, thời gian chờ đợi và các thông tin khác liên quan đến quá trình phục vụ. Phần mềm cho phép xem, xuất các báo cáo thống kê của hệ thống.

>>> Xem thêm: Một số thiết bị thuộc hệ thống xếp hàng tự động

Lợi ích của hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian cho người dân: Giúp giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
• Tăng hiệu quả và chính xác: Hệ thống giúp tránh nhầm lẫn và giảm các sai sót trong việc xếp hàng và gọi số thứ tự.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng: Người dân cảm thấy thoải mái hơn và có thể tự do thực hiện các công việc khác trong khi chờ.
• Thu thập thông tin và đánh giá: Hệ thống thu thập dữ liệu về hoạt động tai đơn vị. Từ đó giúp cải thiện quy trình và dịch vụ theo thời gian.

Một số hình ảnh triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm hành chính công:

Quý khách đang quan tâm tới hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm hành chính công? Hãy để chúng tôi giúp bạn! Technology Việt Nam sẵn lòng tư vấn về giải pháp để tối ưu hóa quá trình phục vụ và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:

Hotline: 028.3588.5298 – 0938.723.144

Email: [email protected]

Chúng tôi sẽ tận tâm hỗ trợ và đáp ứng mọi yêu cầu của Quý khách. Đảm bảo mang đến giải pháp hiệu quả và tiện ích.