Quy trình hệ thống xếp hàng tự động tại bệnh viện

1. Giải pháp thiết kế hệ thống xếp hàng tự động

Yêu cầu:

Hệ thống xếp hàng tự động giúp cho việc giao dịch diễn ra nhanh chóng, chính xác và hướng dẫn người bệnh xếp hàng bảo đảm tính công bằng trật tự trong việc khám bệnh.

Không còn tình trạng chen lấn, không xếp hàng khi khám bệnh, mất trật tự có thể xảy ra ở một số bệnh viện dẫn đến các nguy cơ tiêu cực không mong muốn

Người cao tuổi và các đối tượng ưu tiên khác cần được hưởng các chế độ ưu tiên theo quy định.

Giải pháp thiết kế:

Giải pháp dựa trên nguyên tắc: Khách hàng đến trước được phục vụ trước, tự động đến đúng quầy giao dịch, phòng khám bằng hệ thống bảng điện tử và âm thanh tự động

- Máy in và thiết bị lấy số được đặt ngay lối ra vào hoặc nơi dễ tiếp cận nhất.
- Màn hình chính (hoặc màn hình LCD) đặt ở tại sảnh đợi. Bệnh nhân có thể nhận biết được đến lượt của mình khi đứng tại sảnh.
- Màn hình hiển thị tại quầy/phòng khám. Bệnh nhân có thể nhận biết được đến lượt của mình khi đứng tại quầy/phòng khám.
- Mỗi quầy tiếp nhận trang bị một Phần mềm cấp số và một máy in để cấp số thứ tự phân bệnh vào các phòng khám.
- Tại mỗi quầy/phòng khám có Phần mềm gọi số để gọi bệnh nhân tiếp theo.
- Phần mềm gọi số được cài đặt trên máy tính có sẵn của nhân viên.
- Hệ thống loa kèm theo để gọi số thứ tự bệnh nhân bằng giọng nói.
- Hệ thống có chức năng báo hết bệnh nhân trên bàn phím gọi số tại phòng khám để Bác sỹ tại phòng khám biết.
- Hệ thống có chức năng cài đặt một Bác sỹ tại phòng khám ngoài việc khám chuyên khoa thì cũng có thể khám phụ với các chuyên khoa khác trong trường hợp chuyên khoa chính của mình không có bệnh nhân được phân bệnh vào. Hệ thống tự động vận hành sang chế độ nghiệp vụ phụ khi hết khách hàng tại nghiệp vụ chính.
- Hệ thống cho phép tổng hợp báo cáo về toàn bộ quy trình của hệ thống như:
  - Thời gian chờ của từng bệnh nhân tại khu tiếp bệnh, khu khám…
  - Thời gian khám của từng bệnh nhân.
  - Số lượng bệnh nhân khám được trong ngày của từng Bác Sỹ…
  - Số lượng bệnh nhân tiếp nhận theo từng phòng khám, chuyên khoa.
  - Toàn bộ các báo cáo này có thể được xem/ in theo dạng bảng, biểu đồ hình cột, hình tròn để so sánh…thời gian biểu báo cáo theo ngày, theo tuần, tháng, năm…từ ngày .. Đến ngày.
  - Các báo cáo này có thể được xuất ra theo dạng file .pdf, word, excel..
- Giao diện phần mềm quản lý hệ thống và các kết quả báo cáo của hệ thống có thể được cài đặt ở nhiều máy tính khác nhau, phục vụ cho công việc giám sát tình hình tiếp nhận, khám bệnh tại các phòng ban lãnh đạo khác nhau qua mạng LAN ( Nếu có).

Quy-trinh-he-thong-xep-hang-tu-dong-benh-vien — Quy trình chung của hệ thống xếp hàng tự động tại bệnh viện

♦ Cách thức hoạt động:

Tại bộ phận tiếp nhận (Phòng phát số và thu phí):

Khi một bệnh nhân đến làm việc sẽ ấn nút để lấy số thứ tự (Ấn tại Điểm cấp vé cảm ứng điện dung).

Bộ phận tiếp nhận sẽ thao tác trên Phần mềm gọi số để gọi số thứ tự bệnh nhận vào quầy phục vụ.

Số thứ tự của Bệnh nhân đó được hiển thị trên màn hình của Bảng hiển thị quầy

Bảng hiển thị quầy được đặt trước quầy làm việc của Quầy tiếp nhận bệnh.

Tại mỗi quầy tiếp nhận trang bị một Phần mềm cấp số và một máy in để cấp số thứ tự vào phòng khám.

Bộ phận tiếp nhận sẽ phân bổ bệnh nhân tới các phòng khám đồng thời in 1 phiếu khám bệnh.

Trên phiếu ghi các thông tin: Tên bệnh viện – Tên phòng khám – Số phòng khám – Vị trí phòng khám – Số thứ tự được cấp – Số đang được gọi tại phòng khám đó – Câu thông báo hướng dẫn – Ngày giờ cấp phiếu thứ tự.

Bệnh nhân cầm phiếu khám bệnh đến Phòng khám tương ứng để xếp hàng chờ khám.

Tại phòng khám bệnh:

Tại mỗi Phòng khám bệnh sẽ được đặt một màn hình để hiển thị số thứ tự của Bệnh nhân.

Màn hình hiển thị đặt phía trước cửa phòng khám.

Phần mềm gọi số được cài đặt trên máy tính Bác Sỹ tại mỗi phòng khám.

Hệ thống sẽ tự đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào khám bệnh.

Tại đây bác sĩ có thể khám bệnh và kê đơn thuốc hoặc chỉ định các cận lâm sàng (nếu có)

Nếu có chỉ định cận lâm sàn (CLS):

- Bệnh nhân sẽ được chuyển từ phòng khám qua các phòng cận lâm sàn.
- Bệnh nhân có thể lấy số thứ tự tại quầy tiếp nhận hoặc lấy số thứ tự lại từ Khu CLS.
Tại Phòng cận lâm sàn (Nếu trang bị hệ thống):

Bệnh nhân được bấm chuyển từ phòng khám qua các phòng cận lâm sàn.

Hoặc bệnh nhân có thể lấy số thứ tự tại quầy tiếp nhận hoặc lấy số thứ tự tại Khu cận lâm sàn.

Bệnh nhân tới các phòng CLS đợi và chờ gọi vào phòng khi đến lượt.

Tại mỗi phòng CLS sẽ được cài đặt Phần mềm để gọi số và màn hình để hiển thị số thứ tự của bệnh nhân.

Hệ thống sẽ tự động đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào làm các cận lâm sàng.

Sau khi thực hiện cận lâm sàng xong. Bác sỹ sẽ nhập kết quả cận lâm sàng đồng thời trả bệnh nhân về Phòng khám.

Tại Quầy thu phí & phát thuốc (Nếu trang bị hệ thống):

Sau khi kết thúc quy trình khám bệnh, bệnh nhân đi thanh toán viện phí tại quầy thu phí.

Tại đây, bệnh nhân lấy số thứ tự và đợi gọi vào quầy. (hoặc số thứ tự bệnh nhân được chuyển từ phòng khám)

Tại mỗi quầy thu phí sẽ được đặt một Bàn phím gọi số để gọi số và màn hình hiển thị quầy/ phòng để hiển thị số thứ tự của bệnh nhân.

Sau khi thanh toán viện phí, nhân viên sẽ bấm chuyến số thứ tự bệnh nhân qua quầy phát thuốc để nhận thuốc.

Tại mỗi quầy phát thuốc trang bị một Bàn phím gọi số để gọi số và màn hình hiển thị để hiển thị số thứ tự của bệnh nhân.

Hệ thống sẽ tự động đọc số thứ tự bệnh nhân trên loa vào nhận thuốc.

giải pháp xếp hàng tự động — Giải pháp xếp hàng tự động sử dụng phần mềm gọi số

Một số thiết bị thuộc hệ thống xếp hàng tự động

Điểm cấp vé cảm ứng/ Kiosk cấp vé cảm ứng
Phần mềm gọi số tại quầy: phần mềm cài đặt trên máy tính mỗi nhân viên tiếp nhận, phòng khám. Hệ thống sử dụng phần mềm gọi số với các ưu điểm vượt trội, giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Bảng hiển thị quầy/phòng khám: đặt mỗi quầy tiếp nhận, mỗi phòng khám để hiển thị số thứ tự.
Màn hình hiển thị chính: hiển thị số thứ tự đang được phục vụ trong quầy tiếp nhận, phòng khám. Màn hình thường được đặt tại ảnh chờ chung.
Phần mềm phân bệnh và máy in số thứ tự về phòng khám.
Bộ âm thanh tự động: thông báo số thứ tự bệnh nhân khi đến lượt
Phần mềm quản lý hệ thống xếp hàng tự động có bản quyền.

Hệ thống xếp hàng tự động còn có nhiều thiết bị khác và các phiên bản phần mềm, tuỳ thuộc vào đặc thù sử dụng của từng đơn vị, để có lựa chọn phù hợp giúp tối ưu hóa quá trình phục vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

>>> Xem thêm thiết bị về hệ thống xếp hàng tự động<<<

2. Các tiện ích khi áp dụng hệ thống

Dễ dàng, thuận tiện hơn trong giao dịch. Bệnh nhân chỉ nhận số thứ tự và đợi đến lượt .
Thoải mái và yên tâm, không phải xếp hàng. bệnh nhân chỉ việc ngồi chờ đến lượt, không sợ bị chen ngang, mất lượt.
Nhanh chóng, công bằng do hệ thống mời gọi là hoàn toàn tự động nên việc gọi bệnh nhân đến đúng quầy giao dịch sẽ rất hợp lý, giảm tối đa thời gian chờ đợi của bệnh nhân.
Bệnh nhân dự kiến được thời gian đến lượt giao dịch.
Không phải chen lấn, mỗi quầy chỉ có một bệnh nhân giao dịch nên hạn chế được việc mất tài sản, giấy tờ, lộ thông tin.
Bác sĩ làm việc thoải mái, nhanh chóng hơn và ít sai sót do chỉ tập trung vào một bệnh nhân mỗi lúc. Họ cũng có thể giao tiếp vui vẻ, niềm nở với bệnh nhân.
Không mệt nhọc phải mời bệnh nhân đến khám bằng miệng.
Dễ dàng khai báo tạm thời ngưng thực hiện giao dịch.
Với hệ thống menu thông minh tại bàn phím điều khiển quầy. Cán bộ tại quầy giao dịch có thể xem được các trạng thái tại quầy mình đang làm việc như:
- Thông báo hết số thứ tự để phục vụ.
- Cài đặt ngôn ngữ hiển thị trên màn hình điều khiển (Việt, Anh, Pháp).

3. Hiệu quả khi ứng dụng hệ thống

Không còn tình trạng bệnh nhân chen lấn, mất trật tự, hỏi chen ngang tại các quầy/phòng khám.
Công bằng cho bệnh nhân, ai đến trước lấy phiếu thứ tự sẽ được phục vụ trước.
Hệ thống cho phép quản lý thời gian và công việc linh hoạt bằng cách ngừng phát phiếu phục vụ theo dịch vụ, số hồ sơ hoặc thời gian.
Bệnh nhân thoải mái, an tâm, không sợ mất chứng từ hoặc lộ thông tin.
Tạo cảm giác an toàn, hài lòng và tin cậy cho bệnh nhân.
Cung cấp thông tin chính xác, liên tục, giúp giám sát giao dịch và nhân viên giao dịch hiệu quả.
Hệ thống tạo không gian lịch sự, văn minh, phục vụ tận tâm, hướng đến bệnh nhân.