Quy trình hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công

Hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công thường được thiết kế và triển khai để tối ưu quy trình phục vụ công dân và giảm thời gian chờ đợi

Hệ thống tích hợp với các tính năng cao cấp như lấy số tự động bằng màn hình cảm ứng hiển thị trên màn hình lấy số, bàn phím bấm gọi số dụng công nghệ cảm ứng điện dung v.v..

Quy trình hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công

Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự:

Tất cả khách hàng đến giao dịch sẽ tới lấy 1 phiếu thứ tự theo lĩnh vực thể hiển trên giao diện

Hệ thống xếp hàng tự động tại văn phòng bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc các dịch vụ như : hồ sơ hộ tịch, chứng thực sao y, đăng ký kinh doanh lĩnh vực kinh tế, đổi giấy phép hành nghề, cấp phép xây dựng, xin sử dụng đất – đăng bộ nhà, xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở,…

Bước 2: Khách hàng chờ gọi số

Sau đó khách hàng ngồi tại sảnh chờ chung đợi gọi vào quầy giao dịch.

Bước 3: Gọi một khách hàng vào phục vụ

Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nút gọi số tiếp theo trên bàn phím điều khiển quầy.

Bảng hiển thị chính, bảng hiển thị số sẽ hiển thị số và chớp nháy để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Đồng thời hệ thống âm thanh sẽ tự động gọi “mời khách hàng số …. đến quầy số …” .

Sau thời gian 10-15 giây, nếu chưa có khách hàng bước tới nhân viên sẽ nhấn nút gọi lại. Sau vài lần “Gọi lại” mà vẫn không có khách hàng nào thì nhân viên bấm nút “Save” để lưu số thứ tự đó về cuối hàng đợi và sẽ được gọi lại sau.

Sau đó nhân viên sẽ bấm nút gọi số tiếp theo “Next” để gọi khách hàng kế tiếp.

Bước 4: Phục vụ khách hàng

Khách hàng có số thứ tự đang được gọi sẽ bước tới đúng quầy đang gọi để được nhân viên phục vụ . Nhân viên tại quầy sẽ kiểm tra STT của khách hàng hợp lệ và phục vụ cho khách hàng.

Bước 5: (Tùy chọn) Chuyển số thứ tự tới nơi tiếp theo

Khách hàng có thể được chuyển tiếp từ quầy này sang quầy khác. (không cần lấy lại số thứ tự).

Có 2 hình thức chuyển một số thứ tự:

+ Chuyển số thứ tự theo quy trình đã định sẵn của hệ thống. Khách hàng tự động được chuyển qua quầy phục vụ tiếp theo, nhân viên không cần thao tác thêm

+ Chuyển số thứ tự theo quy trình không xác định trước mà phụ thuộc vào kết quả giao dịch của các quầy trước đó. Thao tác đơn giản bấm chuyển trên Bàn phím gọi số tới quầy khách thực hiện giao dịch kế tiếp

Hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm hành chính công

Quý khách cần tư vấn thêm về hệ thống vui lòng liên hệ Technology Việt Nam qua Hotline: 0978.494.418 – 0938.723.144